「現金で払った経費」を一瞬にして仕訳にする方法【MFクラウド編】


あおい「?」「クラウド会計は全自動って言うけど、結局、普通預金やクレジットカード払いできないものは1つずつ仕訳が必要なの?」


イチイチ仕訳をしなくてもすむ方法があります。

この方法は、「キャッシュレス経費精算」と呼ばれる方法の個人事業主向けのアレンジです。

経費精算を簡単にする方法

会社員の方は、自分で立て替えた経費を精算するために、領収書を経理担当者に持って行って、領収書と引き換えにお金をもらうかもしれません。

このような小口現金の精算は、全国の会社で今でも行われていますが、非常に生産性の悪い行為です。

そのため、「キャッシュレス経費精算」という方法があります。

これは、
(1) 1か月分の立て替えた経費の一覧表を作り、
(2) その一覧表と一緒に領収書を経理担当者に提出し、
(3) 月1回の給料と一緒に振り込む

という方法です。

例えば、こんな感じの表です。
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この方法を使えば、イチイチ金庫からお金を出して精算する必要がありませんし、何より、1か月分の経費の一覧を会社員自身が作って領収書と一緒にくれるので、会社としても管理が楽です。

会社が経費精算を「現金でやりとりしなくてすむ(=キャッシュレス)」ので、キャッシュレス経費精算というわけです。

クラウド会計の弱点:「現金取引」をどうするか?

そして今回は、この会社で使われている方法をクラウド会計を利用して、個人事業主向けにアレンジしています。

そもそも、クラウド会計は「全自動」とうたっていますが、現金取引は弱いです。

普通預金やクレジットカード、電子マネーなどは記録が残りますが、現金で経費を払っても、領収書・レシートのほかに、何か取り込む記録が残ることはないからです。

そのため、1つの方法としては、スマートフォンのアプリを使って、現金取引を記録するのもいいでしょう。

ただ、スマートフォンでイチイチ写真を撮って取り込むよりも、少し慣れれば圧倒的にこちらの方が早いです。

4つの特長

特長1:仕訳を自動的に作ってくれる

Excelに必要な情報を入力するだけで、後は簡単に仕訳が自動的にできます。

これはつまり、現金取引を「Excel」に記録することで、明細を取り込めるような状態にすれば、後はクラウド会計の得意分野です。

そして、このExcelへの取り込みは、freeeよりも「MFクラウド」の方がかなり使いやすいです。

特長2:現金でも電子マネーでも関係ない

会社の場合は、「個人」が立て替えた経費を会社に精算してもらうわけですが、

個人事業主の場合は、この個人=「事業主借」です。

つまり、日々の経費は事業主借で立て替えてもらって、1か月経ったらそのお金をまとめて返してあげる、という処理をします。

例えば、仕訳にすると、

<日々の経費の立替>
9/4 新聞図書費1,080/事業主借1,080
9/5 会議費540/事業主借540

<立替の精算>
9/10 事業主借1,620/普通預金1,620

としてあげればいいわけです。

その結果、全部「事業主借」で管理できるため、本(新聞図書費)を買った時に電子マネーで払おうが、図書カードで払おうが、QUOカードで払おうが、そんな情報は不要です。

特長3:現金残高の確認が不要

例えば、9/1~9/30までの分を月初に集計して、10/10にその金額を預金口座から引き出すようにすれば、毎日、現金出納帳をつける必要がありません。

その結果、現金残高を毎日チェックする必要もなくなります(まあ、個人事業主はあんまりやってないかもですが)。

現金出納帳がマイナスになってしまって、なんとかつじつまをつける、なんてことも必要ありません。

特長4:領収書の整理が簡単にできる

領収書の管理方法はいろいろありますが、Excelで一覧表ができるので、その裏に、該当する領収書を貼りつけておけば、他にまぎれてしまうこともありません。

もちろん、イチイチ貼るのが面倒な方は、一覧表と一緒にまとめてホチキス止めにしておいてもいいでしょう。

MFクラウドの「インポート」手順

では、実際にMFクラウドを使ってやってみます。

Excelは用意してあるものを使おう!

まず、そもそもExcelの一覧表はどうするの、から始めますが、実は、最初から用意されているので、これを使います。

[1]

「入力・仕訳」>「ファイルの入出力」を選択します。

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[2]

そして、タブ「その他帳簿」をクリックします。

2

[3]

「現金出納帳、又はその他帳簿」を使うため、「Excelデータをインポートする」をクリックします。

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[4]

ここには、勘定科目「なし」と「あり」の2つがあります。

今回は「あり」を使いますので、下の方にスクロールして、「その他帳簿(勘定科目あり)テンプレート(.xls)をダウンロード」をクリックします。

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これで、Excelがダウンロードできました。

Excelに経費を入力しよう!

ダウンロードしたExcelは、勘定科目が入るようになっています。
補助科目や部門も入力できますが、今回は使いません(空欄のままでOKです)。

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今回は、左上の名前を「9月立替」としていますが、自由です。
印刷した時に「何月」の分なのかがわかりやすくしたかっただけです。
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あとは、「勘定科目」のところに「事業主借」としてください。

借方・貸方の部分は、「出金・入金」としておくと分かりやすいと思います。

「日付」「科目」「摘要(取引の内容)」を入れたら、ひたすら「出金(借方)」の欄に金額を入力していきます。

基本的には経費の記録のために使いますので、「入金(貸方)」は使いません。

さあ、MFクラウドに取り込もう!

[1]

先ほどExcelをダウンロードした画面に戻りましょう。

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種類:総勘定元帳

勘定科目:事業主借

にして、「ファイルを選択」で、先ほどのExcelを選択します。

そして、「アップロード」をクリックします。

[2]

すると、このようにデータのインポート画面が出てきます。ちょっと感動ですね。
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これでいいですか?という確認画面なので、ざっと見ましょう。

よければ保存をクリックしますし、おかしなところがあれば、もう一度、Excelの一覧表を修正して取り込み直しましょう。

これで完了です。

[3]

試しに仕訳帳を見てみると、ちゃんと仕訳が行われています。
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[4]

あとはこの一覧表を印刷して、裏に領収書を貼るかホチキス止めして終わりです。
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もし、一覧表に入りきらないくらいの経費がある場合には、2枚、3枚と同じものを作ってあげればいいだけです。

しかし、1枚でも結構入りますから、そもそも1か月分がそんなに多いようでは、クレジットカードにしたり、電子マネーにしたりできないかを考えた方が良いかもしれませんね。

あ、1人スタバを毎日している方は、年間365枚のレシートが手に入ってしまうかもしれませんが、スターバックスカードを利用して、チャージごとに入力した方が少なくてすむかもしれませんね。

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クラウド会計を使うなら、できる限り、現金払いを減らした方が楽ですよ。

科目さえ面倒なら、「勘定科目なし」に挑戦するのもあり

今回は、「勘定科目あり」を使いましたが、もう1つ、「勘定科目なし」もあります。

こっちは、「日付」と「摘要(取引の内容)」と「金額」を書くだけで、勘定科目を選ぶ必要はありません。

その代わり、「摘要」から自動的に勘定科目を判断するわけですね。

最初のうちは、うまく判断してくれませんが、パターン化していけば、精度が上がっていきますので、そういうやり方でもいいと思います。

Excelとの相性を考えたら、MFクラウドがおすすめです。

というわけで、クラウド会計の弱点をExcelで補ってあげると、とっても楽ですよ~、というテクニックのご紹介でしたが、いかがでしたでしょうか。

毎日仕訳を入力しようが、Excelで仕訳を取り込もうが、できあがるものは同じですが、かかる時間が全然違います

良かったら、使ってみてください。


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