これで損しない!領収書・レシートのもらい方

いろは「?」「レジで『領収書ください』って言う人がいるけど、レシートじゃダメなの?」


結論から言えば、レシートでもOKです。

このブログでは、青色申告をするために必要なことを記事にしていきますが、すべての中で最も大事なのは、必要経費の証拠として「領収書」や「レシート」を集めることになります。

領収書・レシートは「金券」だ!

必要経費にすれば、多くの場合、税金が経費の15%~30%減ります

その必要経費を裏付けるための領収書やレシートは、言ってみれば「金券」です。

この記事では、お金も時間も損しないための、領収書とレシートのもらい方についてご紹介します。

整理の仕方、保存方法については、別の記事で取り上げます。

レジで「領収書ください」は時間のムダ

目の前のお客さんがレジで「あ、領収書ください。宛名(あてな)は株式会社〇〇で」といいはじめて、「またか・・・」と思ったことはないでしょうか。

会社員は自腹を切らないために、会社名入りの手書きの領収書をもらって後で経費精算をします。

ただ、目の前でこれをされるとレジの時間が少しかかるんですよね~。

では、自分が個人事業主(あるいは副業でも)になったときにも、常に領収書をもらわないといけないのでしょうか?

<答え>

そんなことはありません。

そもそも「領収書」をもらうのは、「何かにお金をつかったことを証明するための書類の1つ」をもらっているにすぎません。

いつ、いくらで、何を、誰からの4情報が大事!!

例えば、東急ハンズで事業用にノートを買ったとしましょう。

しかし、わざわざ100円くらいのものに、「領収書ください」なんてちょっと言いにくいですよね(え? そんなことない?)。

レシートで十分です。

いつ、いくらで、何を、誰から買ったかが分かればいいのです。

現在は、ほとんどのレシートには、領収書と同じかそれ以上に必要な情報が載っています。

それなのに、「領収書ください」と言ってレジを止めるのは、時間のムダです。

会社員がわざわざ領収書をもらうのは、「会社の方針」です。

経理担当者から「領収書がないからダメ!」と言われて涙をのんだ会社員は、1人や2人ではないでしょう。

しかし、これは「税務署」が領収書ではないと経費として認めないのではなくて、「会社」が領収書ではないと経費として認めない社内ルールにしているわけです。

もちろん、会社としては、そういうルールにしておかないと、ウソをついて不正に経費精算をする不届き者がいるからで、会社のルールなら、それでいいんです。

でも、フリーランスや副業の場合は、相手は税務署だけなので、そんなルールは必要ありません。

4情報を具体的に見てみよう!

領収書にせよ、レシートにせよ、最低限、次のような情報が必要です。

  • 日付
  • 金額
  • 取引の内容
  • 相手の名前

つまり、いつ、いくらで、何を、誰から買ったかですね。

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[1] 日付(いつ?)

一見すると、当たり前のように見えますが、日付はとても大事です。

平成27年分の確定申告をするのに、日付が「平成26年12月1日」だったらどうでしょうか?

それは平成26年分の確定申告の時に経費にすべきだったものですね。

また、日付が「平成28年1月1日」だったら、たった1日違いだとしても、それは平成28年分の確定申告の時に経費にすることになります。

税務調査でもおかしな日付のものがないかは確認されることがあります。

[2] 金額(いくらで?)

「金額」も基本中の基本ですので、大事です。

レシートの場合は印字されているので修正ができないので、証拠能力が高いですね。

手書きの領収書もふつうは修正できないように「¥(円マーク)」をつけたり、漢数字で「壱万円」とか書かれたりすることがあります。

[3] 取引の内容(何を?)

領収書の方が証拠能力が高いんじゃないの?と思うところですが、レシートだったら「コ〇ヨ ノート」とか書いてあるものが、領収書になると、省略されてしまって、単に「品代」とだけしか書かれないこともあります。

これでは、一体何を買ったのかわかりません。

この点については、レシートの方が明細が書いてあるので、証拠能力が高いところです。

レシートはもらえずに、領収書だけの場合には、一体何に使ったのか、ボールペンでしっかりとメモしておきましょう。

[4] 相手の名前(誰から?)

買った相手(お店)の名前は、ふつうはちゃんと書かれていると思いますが、そうではないレシートを発行するお店もまれにあります。
その場合は、領収書をしっかりもらった方が証拠能力は高くなりますが、まあ、自分でレシートにメモ書きしておきましょう。

なお、住所や電話番号もあるべきですが、レシートはたいてい書いてあります。

もしない場合で、金額が大きいようなときは、手書きの領収書をもらった方が無難です。

[5] 「自分の名前」はいらないの?

4つのほかに、領収書の場合は、「宛名(あてな)」として「自分の名前」を書いてもらうこともあります。

レシートはふつう宛名がないので、ダメではないか、という人も世の中にはいます。

しかし、本当にそうでしょうか?

「領収書をください。宛名は株式会社〇〇で」

と言えば、領収書はもらえます。

宛名は「自分で指定できる」のです。

何も書かずに渡されたり、「上様」でいいですか?なんてこともありますので、実は、宛名は信頼性が低い情報です。

ただ、税務署が見るときは、ちゃんと自分の名前が書いてあった方が印象が良いので、手書きの領収書を書いてもらうなら、自分の名前(屋号ももちろんOK)を書いてもらいましょう。

なお、消費税を納めている場合(簡易課税を除く)では、5つの記載事項が必要です。

日付、金額、取引の内容、買った相手(お店)の名前、自分の名前の5つです。

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なんだ、自分の名前も書いてもらわないといけないから、消費税を納めている場合はいるじゃないか、と思われがちなのですが、これには例外があって、3万円未満の場合

・小売業
・飲食業
・不特定多数の人に売ってる業種

などでは、「自分の名前」を入れなくて良いとなっていますので、結構対象外になります(入れてもらうこと自体はよいことです)。

3万円以上の金額になる場合、例えば、パソコンを買うなどの場合は、レシートに宛名も書いてもらうか、領収書をもらうようにしましょう(消費税を納税する人は、ですよ)。

というわけで、レシートは、多くの場合、領収書よりも証拠能力が高いです。

レシートをしっかり残すようにおすすめします。

感熱紙のレシートでもいいの?

「感熱紙(かんねつし)」といって、時間が経つとだんだんと文字が薄くなってしまうものがあります。

私の場合、個人でやっている書店で本を買ったときにもらいますが、消えるまではいかないものの、薄くて読みにくくなります。

コピーを取るのが1番いいのかもしれませんが面倒です。

また、上から文字をなぞると逆に修正したと取られても困ります。

私の場合は、あまりに金額が大きければ、さすがに領収書をもらうか、余白に消えかかっている項目をボールペンでメモするようにしています。

領収書やレシートがない場合はどうするのか?

繰り返しになりますが、「領収書やレシート」が存在するから経費になるわけではありません。

いつ、いくらで、何を、どこで買ったかを証明できるものがあるから経費になるのです。

それを証明するのに、領収書やレシートが1番簡単なだけです。

ここを勘違いしていると、お金を支払ったけど、領収書やレシートがないから経費にならない、と思い込んで、経費にしていないなんて悲劇が起こります。

交通費、香典・お祝い金

典型的なのが交通費です。

新幹線などは窓口で買えば領収書をもらえますし、金券ショップで買えばレシートがもらえます。

しかし、券売機でお金を入れて買う場合には、あとで出る時に回収されてしまうので、証拠が残りません。
(駅員さんに言えば、回収されずに乗車済みのスタンプだけ押されて出ることもできます)

そのため、「出金伝票に書けば証拠になります」といって出金伝票というものが登場します。

・・・登場しますが、個人的には、わざわざ買うようなものではないと思いますので、なんでもいいから紙にメモ書きして、他の領収書やレシートと同じところに保管しておきましょう。

そもそも出金伝票は、昔ながらの会社では今でも使われていますが、それ自体に証拠能力があるわけではありません。

(もともと会計ソフトが発達していなかった時代に、『伝票を起こす人』と『入力する人』が異なっていたため、それを助けるためのツールでした。)

領収書がなくても出金伝票に書けば、何でも経費になると思って、10万円払ったことにして経費にして、税務調査で認められなかったなんてことはありますが、やはりこれも勘違いしています。

出金伝票があるから経費になるのではなくて、いつ、いくらで、何を、誰から買ったかを証明できるから経費になるのです。

それを書く書類の1つとして出金伝票というものがあるだけであって、ふせんに書いたって、メモ帳の切れ端に書いたって、使ったことがハッキリしていればよいわけです。

当然、交通費はどこかへ行くために使うものですから、目的地も書いておくとよりよいでしょう。

また、事業用の取引先の人に対して、香典や結婚のお祝い金なんかを渡す時も、当然、領収書なんてもらいませんので、こういうときも、いつ、いくら(1万円とか)、何のために(香典)、相手(○○さん)の4つをメモで書いておきましょう。

ネットで買った商品

最近はネット上で物を買うことが多く、領収書が同封されていればいいのですが、メールでPDFファイルが添付されていて、自分で印刷してください、という場合もあります。

それなら印刷して保管しておけばいいのですが、困るのは、領収書を特に発行しないようなお店です。

その場合も、例えば、「請求書」や「納品書」があれば、それを保存したり、注文内容が書かれたメールや画面のコピーを印刷しておくことになります。

請求書や納品書や注文内容が書かれたメールなどは、厳密に言えば、お金を支払ったことの証明にはならないのですが、必要な情報がしっかり載っているので、税務調査でも証拠として使えます。

事業用と生活用が1つのレシートに入っていてもいいのか?

例えば、ダイソーで、事業用の「事務用品」生活用の「台所用品」を買ったとしましょう。

当然、買った時のレシートには、事業用と生活用の両方の買い物の記録が残りますが、証拠書類としては問題ありません

しかし、事業用だけが分かるようにしておいた方が良いので、次のどちらかをすることが多いです。

  • 事業用の費用に〇をつける、マーカーを引く
  • 生活用の費用に取り消し線を引く

例えば、1番目の方法を使うと、こんな感じです。
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こうすることによって、事業用の費用だけをすぐに見つけることができるので、自分にとってもやっておいた方がいいでしょう。

複数ある時は、合計額をメモ書きするとより良いです。

飲食代の領収書にはこれもメモしておきましょう!

取引先と打合せをしたり、副業仲間とかアフィリエイター同士で懇親会をしたりしたとき、飲食代を払います。

しかし、ふつうに家族でご飯を食べた時としっかり区別するためにも、領収書やレシートには、「相手の名前」「人数」「目的(情報交換とか)」などをメモしましょう。

居酒屋やファミレスなどのチェーン店の場合は、レシートに「人数」が最初から入ったりするので、これはこれで証拠能力が高いですね。

必要経費にするために残しておくべき資料ランキング

最後に、今回の記事のまとめです。

1円でも多くの必要経費を漏れなくひろうことが、節税への第1歩ですよ。

第1位:レシート・ネット上で提供される領収書

これが1番、「取引の内容」が詳しく載っているのでおすすめです。

ネット上で買い物をした時の領収書はもっとも情報量が多いので、これも忘れずに印刷しておきましょう。

第2位:手書きの領収書

複数のものを買った時のように、「取引の内容」が詳しく載っていない場合は、説明できるようにしておきましょう。

第3位:請求書・納品書、発注の際のメール

ネット上で買い物した時に多いですが、レシートや領収書がない場合は、これらも必要な情報が載っているので保存しましょう。

第4位:メモ

最終手段は、メモです。

人間の記憶なんてあいまいですから、ちゃんと「記録」に残しましょう。

なお、最後の最後になりましたが、領収書・レシートがあっても、そもそも必要経費にならないものもあるので、こちらの記事を参考にしてみてください。

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いろはのつぶやき

いろは「!」「家計管理もレシートは大事だけど、必要経費の場合は税金が減る金券になるからもっと大事ね」

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